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就如同失去了舵手的航船

时间:2015-05-27 17:59来源:项目管理 作者:项目 点击:
针对OEM企业项目管理中沟通管理的思考 (3) 2009-05-18 四、OEM企业沟通管理中存在的主要问题 1.信息反馈不及时,缺乏双向沟通。项目组成员之间信息的传递只注重信息是否传递出去了,而不注重信息是否传递的准确,缺乏双向沟通。同时多项目的并存,使得项目

针对OEM企业项目管理中沟通管理的思考 (3)

2009-05-18    

 

四、OEM企业沟通管理中存在的主要问题

1.信息反馈不及时,缺乏双向沟通。项目组成员之间信息的传递只注重信息是否传递出去了,而不注重信息是否传递的准确,缺乏双向沟通。同时多项目的并存,使得项目组成员在沟通的时候,由于不明确各项目的优先级,导致紧急的项目信息的传递和反馈产生了延迟。

2.沟通形式虽然多样,但沟通效果不佳。OEM企业信息沟通虽然也采取多种多样的沟通方式来进行,但是在进行沟通的时候项目组成员忽略各种沟通形式使用时的差异,造成沟通效果不佳。

3.缺乏完善的信息沟通体系。信息的发布与项目的成功直接相关。在OEM企业中,重要信息的发布是通过召开会议的方式进行的。然而在项目实施的过程中,信息的发布渠道应该是多种多样的。项目组成员空间上的阻隔性,也是影响信息发布的一个原因所在。

4.忽视对沟通计划的审查和控制。OEM企业在进行项目管理的过程中,过分地强调项目的时间管理,而忽视了项目的沟通管理。在项目启动伊始,虽然对项目管理沟通计划也进行了编制,但是在整个项目生命周期的执行过程中却缺少对这个计划的审查工作。

五、提高沟通管理效率的有效途径

1.培养项目组成员的主动沟通意识。沟通是双向的,而非单向的。培养项目组成员的主动沟通意识主要是改变他们沟通的态度。在多数沟通中,下级都是被动的接收者,缺乏主动沟通的意识。通过培养他们在项目中的主动沟通意识,可以及时地发现问题,尽早更正问题。培养项目组成员的主动沟通意识可以通过在组建项目组的时候,挑选责任意识强的项目组成员,对在沟通过程中成绩突出者给与奖励来强化他们主动沟通的行为。 2.采取多种多样的沟通方式,提高沟通的效果。针对沟通的对象、沟通事项的紧急程度、沟通信息是否需要反馈等,采取不同的沟通方式。如:召开会议、电话、电子邮件、传真等。在采用电子邮件进行沟通时,须注意要有针对性地发邮件、并写清邮件主题、标清邮件紧急程度,只发给相关的人员,而不是到处乱发。对于特别重要的邮件,要求对方给与回执。采用会议方式的时候,要注意写清会议主题、会议需要持续的时间、与会的相关人员、会议的进程等,而不是只约定会议时间和地点。对一些重要的信息,则应该要求各相关人员签字,进行确认,以保证信息确实传递给了相关的人员。

3.建立有效的沟通体系。有效的沟通体系的建立,主要是为了项目组成员在遇到问题或者需要沟通时,能够准确及时地找到需要沟通的对象,做到有的放矢。应该建立以项目经理为关键沟通点的内部沟通机制,以项目总监为主要沟通点的项目组间沟通机制。如果有可能尽量将同一项目组的成员集中在一起办公,为他们提供一个便于相互交流的空间。

4.选择合适的项目经理。项目经理在整个项目管理过程中的地位,决定了他在沟通过程中所起的作用。所以,在项目经理的选聘过程中,我们更应该注重对其沟通能力、技术背景以及个人性格方面的考虑。依据OEM企业的业务特点,在选择项目经理的时候,也可以邀请客户参与,通过客户提供的意见和建议,在同客户协商的基础上对项目经理候选人进行选择,这样既体现了对客户的尊重,也可以挑选出比较合适的项目经理。

5.加强对项目沟通管理计划的审查和控制工作。任何计划都要受到控制。没有控制的计划,就如同失去了舵手的航船。因此,我们在项目管理的过程中要时刻加强对项目沟通计划的审查和控制。这样我们才能保持企业的凝聚力,使我们的员工同心同德按照既定的计划推动企业的前进。基于上述考虑我们可以建立项目管理办公室对沟通过程进行监督和审查,对沟通中产生的问题进行协调管理和控制。当沟通计划的执行出现偏差时,相关职能部门或责任人就可以通过激励和惩罚等手段加强对沟通计划的控制,纠正业已出现的偏差(当既定沟通计划与实际相符的时候,则应全力确保这一计划的有效执行),从而提高沟通的效率。

6.营造良好的网络沟通环境,建立共享的知识平台,主要是针对OEM企业项目管理过程中项目在技术上的相关性提出来的。通过对每次项目实施过程中产生的问题和解决的方法进行归纳、总结和记录,达到知识的可重用性。在对问题和解决方法进行归纳和总结的时候要考虑如何将这些问题进行合理的归类并保证问题解决方法的可操作性和可行性(经济上的可行性和技术上的可行性)。

有时可能针对同一问题有不同的解决方法,所以在选择解决方法的时候要考虑相关的成本,如:时间成本、资金成本、人力成本等。通过利用相关软件建立方法库和问题库,提供便捷的关键字和模糊查找功能,使得以后在项目实施的过程中如果遇到类似的问题,项目组成员可以快速的通过检索数据库,来找到相应的解决方法,提高问题解决的效率。

六、结束语

伴随着项目管理技术的发展和日臻成熟,越来越多的OEM企业在生产过程中开始运用项目管理的技术和方法进行产品项目管理,相信项目管理所提供的标准化和规范化的管理技术和方法必将成为OEM企业在新的竞争环境下获取胜利的法宝。来源:CIO时代网

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